仕事の基本「ほうれんそう」を徹底しよう

• 組織で働く社会人として

業務の基本「ほうれんそう」

心構えを持つ事は何事においても大切です。特に仕事においてはしっかりと心構えを持つ事が必要です。心構えの持ちようでやる気が持てたり、成果が大きく変わったりします。仕事の質をアップさせる心構えを紹介します。

「ほうれんそう」は必須

「ほうれんそう」はご存知ですか？もちろん野菜ではありません。仕事におけるほうれんそうは「報連相」と書きます。これは、報告・連絡・相談の漢字の頭をとって名付けたビジネス用語です。仕事を進める上でもっとも大切なのは、仕事を共にする相手への情報伝達やコミュニケーション能力、課題や方向性の共有化です。この大切な行為を頭に入れる為に、報告・連絡・相談＝「報連相（ほうれんそう）」と呼んでいるのです。
企業は規模によって従業員数が数名から何十万人と大きく変わりますが、会社というひとつの組織で同じゴールを目指しています。お互いの仕事が大きく影響し合う、いわば運命共同体と言えます。Aさんの取り組みはB、Cさんへ影響し、その結果をふまえてDさんが作業をするといった形は、現在の仕事で既に経験しているはずです。時には計画が前倒しされたり、暗礁に乗り上げてしまう事もありますが、お互いの状況を共有すれば乗り切る事もできます。「ほうれんそう」の実施はお互いの壁がなくなり、状況を共有できるコミュニケーションツールとなるのです。

タイミングや内容を理解

「ほうれんそう」は報告・連絡・相談の意味があり、仕事を進める上で大切である事がわかりましたね。では、今度は「ほうれんそう」の実施においての注意点やポイント、タイミングについてお伝えします。まずタイミングですが、これは「聞かれる前に話す」が大前提です。業務は日々動きます。仕事を進めると予定通りに進んでいるのか、新たな問題が見つかって停滞しているのかといった、その日の結果が必ず出ます。問題や課題が生じた場合は、速やかに「ほうれんそう」を実行します。問題や課題の内容や仕事のスピードによっては、日に2度3度と「ほうれんそう」を行う場合もありますが、基本は仕事の進捗具合によって自分が決めれば良いと思います。ただ、「ほうれんそう」される側は、頻繁に進捗状況を事細かに伝えられるのは逆に困ります。要点をきちんとまとめ、簡潔に「ほうれんそう」を行いましょう。
また、「ほうれんそう」は業務に関わる全ての相手に行いましょう。上司や同僚へ行うのは基本ですが、質問しづらい他部門や取引先へは積極的に「ほうれんそう」を行い、コミュニケーションをとるようにしておくと相違が少なくなります。その他、困った時だけ「ほうれんそう」を使うのはNGです。後から「あの人は困った時だけ言ってくる」と良からぬ評価に繋がる可能性がありますので注意しましょう。順調な時の「ほうれんそう」はあなたの印象や評価を確実にアップさせますので、積極的に行っていきましょう。

見通しがたつ「ほうれんそう」

問題や課題に緊急性がある場合、内容全てを確認してスピードが落ちるより、現在わかる範囲の情報のみを第1報とした「ほうれんそう」が好まれます。未確認内容については「○○は現在確認中」としておけば、相手は安心します。先が読めない、未確認内容ばかりの「ほうれんそう」ではいけません。先の見通しや今後の取り組み、考えなど、「次の一手」が見える「ほうれんそう」を行うようにしましょう。順調に進んでいる場合には、「この先も計画通り進めます」という内容を加えれば相手はあなたの動きが見え、安堵するはずです。一歩先いく「ほうれんそう」を行えるように行動しましょう。